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小泉自治会小泉町区
災害対策
ホームページ開設の大きな目的の一つがこの災害対策です。東日本大震災や能登半島地震、または各地で発生する豪雨災害などを教訓として、同様の災害が発生した際に実行力のあるツールとして活用できるよう作成しました。
実際の災害の時に自治会がやらなければならないのは、正しい情報を全ての住民の皆様に迅速にお届けするという事です。災害の発生をお知らせし、どう行動していただくかを的確に早く情報としてお届けすることが、災害時の混乱や不安を軽減させます。
ただ、過去の災害の例をみると、規模の大きなものであるほど、自治会役員も一様に被災したり、逃げるだけで手一杯で住民に情報を発信するという役割が果たせないことが多くなります。現実の災害は決して訓練ではなく、ある日突如として発生し、住民に襲い掛かってきます。
これまで小泉自治会では、災害が発生した際に、どうやったら住民の皆さんに迅速に情報をお伝えするかという点が大きな課題でした。今まで考えられてきた方策は、皆で手分けして電話することくらいで、決定的な解決策はありませんでした。いわゆる人海戦術というのは手間と時間がかかるので、一刻を争う災害現場では用を為しません。しかも情報の発信は災害発生の第一報だけではなく、避難の途中、避難後というように災害が収束するまで続きますので、電話しか方法を持たないのであれば、手間と労力は延々と続きます。
一瞬にして全ての住民に災害発生を伝え、どう行動していただけばいいかをお伝えする最も効率的な方法はメールの一斉配信です。さらに最近はAＩの普及がめざましく、ホームページ内でもそれをフル活用することによって、メール一斉配信の自動化が可能になりました。警戒レベル３、４、５、そして緊急地震速報の４つについて、自治体や気象庁からの発表をＡＩが検知して災害メールを自動配信するシステムになっています。人の手ではなく、パソコンでもなく、サイトに組み込まれたプログラムが自動的に行いますので、役員が被災したり、使用するパソコンが破壊されることに関係なく100％確実に住民の皆様のもとに情報が届きます。
加えてホームページからのメール配信ですと開封確認という機能があり、メールを読んだ方と読まない方の区別ができますので、まだ読んでいない方には少しして再送信ということもできます。また、どの避難所に避難されましたか？という問いかけにお答えいただければ、誰がどの避難所にいるのかが迅速に集計でき、その後の食料や備品の手配支援が効率的に進みます。
住民への情報発信をホームページの機能として自動的に行うことにより、自治会役員は次のステップの対策から手をつけられます。災害状況や負傷者の有無、道路の冠水や危険個所の把握、避難所の情報、そういった情報収集をすぐに始められ、集めた情報をまたすぐ住民の皆様にメールでお伝えしたりホームページ上に掲載することができます。災害メールの重要性はまさにその部分で、災害発生の第一報をお知らせするだけでなく、地域の特性に特化した情報や避難後の生活についてのもの、特に食料や物資の配給についての手配において効果を発揮します。
つまり、ホームページの災害メールは、住民の皆様に迅速に情報をお届けする役割と共に、災害対応をする自治会役員の手足になって活躍する役割も担っています。実際の災害では自治会役員も同様に被災するわけで、役員だけが災害対応において十分な余力があるわけではありません。そんな中で、情報収集と発信という役割をホームページが担うことで、物理的な負担が極端に減り、いかなる災害が発生しても住民の皆様への支援をおろそかにしないために、ホームページが情報の集約化をすることはどうしても必要なステップになります。
では、災害発生によってホームページからどんなメールが届くのか、または災害時のホームページの掲載はどう変化するのか。令和７年６月２９日の区代議員会の際に配信実験をしたので、その時の様子を具体的にご覧いただきましょう。
この画像はその試験配信の時のスマホのスクリーンショットです。パソコン、タブレット、スマホ、昔ながらの携帯電話等と受け取る側の機器の別によって表示が著しく変わってしまうのを避けるため、ホームページ機能の中のメルマガのフォームを使っています。ですから全ての機器でほぼ同様の表示になりますのでお使いの機器は大丈夫なのかと気にされる必要はありません。Jアラートなどのように専用の着信音を付加することはできませんが、多くのスマホや携帯電話は着信側の設定で個別の着信音に設定できるようになっていますので、そういう機能を使っていただいて、災害用の配信であると区別されることをお勧めします。警戒レベル３、４、５、および緊急地震速報は災害発生の第一報として、様々なメディアからも配信されますが、その時の各々の状況の中で、メールによってしか知りえない方もおられると思います。加えて、危険個所や道路の冠水状況、または避難所の情報等地元自治会からの発信でしかつかめない内容のものも多々ありますので、できるだけ多くの方々に有効にご利用いただければと考えております。
次の画像は災害メールの配信と連動して当区ホームページの冒頭に災害発生のお知らせが掲載されます。この部分から進んでいただくと、災害の内容、さらにその次に避難所での過ごし方のポイントなど、住民の皆様が災害に対応する際の大事な部分を掲載いたします。
今回の試験配信は警戒レベル４を想定してのものなのでこういう内容になりますが、警戒レベル３や５、あるいは緊急地震速報の際にはそれぞれの事態に即した内容になります。災害メールの最後の部分にホームページと当区X(旧Twitter)のリンクを付けてありますので、それをタップしていただくだけでご覧いただけます。Xはご利用にならない方もいらっしゃると思いますが、上田市など自治体は災害時の情報発信としてこのXを活用いたします。Xはリアルタイムで情報を確認することができますし、住民の方が書き込むこともできるので、情報の発信と収集を同時にできる点が特に災害の時には有効なツールになります。そのXにも当区の公式アカウントにて災害情報を配信しますので、実際の災害の際はご自身の安全が十分に確保されている上でご覧になってください。
以上ご説明した災害メールは、住民の皆様お一人お一人が災害の際に使用するであろうスマホや携帯電話のメールアドレスを登録していただき、そのアドレス宛に災害メールが届きます。災害はいつ発生するかわかりませんので、一家でお一人だけの登録よりも複数の登録の方がより現実的な効果があると思います。登録は、ホームページ画面の右上にメニューがありますが、それを開いていただいたメニュー最後に「会員メニュー」という表示がありますのでそれを開いてください。すると登録フォームが出てきますので、そこにお名前とメールアドレス、簡単なパスワードを決めていただいて書き込んでください。それを送信いただくと完了です。会員メニューはログインしないと閲覧できませんので、小泉町だよりや地元の話題の中でわずかでもプライベートな情報が含まれるものを掲載するため、原則小泉町の区民の方の専用ページです。
会員メニューを利用する必要がないという方は、このページの最後に災害メール登録フォームを用意してありますので、お名前とメールアドレスを入れて送信ボタンを押してください。簡単に登録ができます。
メールの登録というと、勧誘や商品案内などの迷惑メールが来るのではないか？登録した個人情報は漏洩など本当に大丈夫なのか？など様々なご不安はお感じになるかもしれません。身に覚えのない所からメールが来たりするのは、サイトの多くが商業利用されているため、サイト間で情報の使い道を共有しているからなど、相応の理由があります。しかし当区ホームページは商業的要素は一切なく、情報をどことも共有しませんので、アドレスを登録したことで何かしら別の所からメールが来ることは100％ありません。お名前やアドレスという個人情報に関しては厳しいガイドラインを設定して管理いたしますので、漏洩等の心配もありません。
長くなってしまいましたが最後に、災害対策というのは永遠に無駄になることがもっとも望ましいのですが、保険と同じように中身が充実していればいるほど万一のことが起こり得ることについて大きな安心となり、いざ起こった時には最大限の安全につながります。今回の災害メールのシステムには数十年後でも通用するような最先端の技術を導入しておりますので、住民の皆様の今後の末永い安心・安全を願いつつ、これからもしっかりと管理してまいります。
管理者一同 h6
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